15 reguli de care sa tii cont atunci cand semnezi un contract

ghid practic pentru antreprenori semnare contract

Ghid practic pentru antreprenori – 15 reguli de care sa tii cont atunci cand semnezi un contract cu un partener de afaceri

Ce trebuie sa faci inainte de a semna un contract cu un partener de afaceri, pentru a evita viitoare neplaceri sau relatii comerciale paguboase?

Desfasurarea cu succes a relatiilor comerciale in antreprenoriat poate fi ocrotita de respectarea urmatorilor pasi:

  1. Verifica firma cocontractantului la ONRC si pe google. Un extras ONRC simplu este 20 lei si iti poate furniza date pretioase cum ar fi: daca firma este sau nu activa/in insolventa/faliment, daca are sediu activ, cine sunt administratorii si persoanele care pot angaja societatea in relatii comerciale etc. Suplimentar, la o cautare google poti gasi informatii/discutii privind societatea respectiva, bonitatea ei si alte detalii relevante, pentru a evita sa lucrezi cu firme fantoma.
  2. Cauta firma pe portal.just.ro pentru a vedea daca are litigii si care este natura eventualelor litigii.
  3. Verifica cine este persoana care va semna contractul cu tine si facturile emise si asigura-te ca, in conformitate cu extrasul ONRC, are calitatea de a angaja societatea in fata tertilor si nu este o persoana fictiva sau un simplu angajat, fara putere de decizie. Ulterior, daca cel care semneaza nu are acest drept, se poate invoca nevalabilitatea contractului, de multe ori dupa ce bunurile/serviciile sunt livrate/prestate, pentru a nu se achita respectivele bunuri/servicii.
  4. Impune o plata partiala inainte de livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor. Ideal ar fi sa lucrezi la primele comenzi cu plati integrale, dar daca specificul activitatii tale presupune si avans+plata/plati, alege sa ai un avans modic achitat, in baza unui facturi emise. In acest fel ai factura emisa acceptata si datoria recunoscuta.
  5. Ai grija sa iti fie semnate facturile. O factura semnata inseamna o datorie asumata si un serviciu recunoscut.
  6. Ai grija ca persoana care semneaza de primire facturile sa aiba acest drept.
  7. Daca specificul activitatii tale impune semnarea unor procese verbale de receptie, asigura-te ca acestea, in primul rand, sunt semnate si in al doilea rand, ca persoana semnatara are drept de semnatura in etapa receptiei.
  8. Daca bugetul iti permite, analizeaza contractul cu un avocat/jurist sau asigura-te ca ai toate clauzele importante trecute in contract (detalii privind prestarea serviciilor, plati, preturi, scadenta facturilor, penalitati, drepturile si obligatiile partilor, termene, acceptarea tacita sau expresa a bunurilor/serviciilor, termenul de notificare a viciilor, reglementari pentru eventuale diferende/litigii/proceduri, cauze de neraspundere, motivele care atrag rezilierea contractului, clauze specifice etc.)
  9. Daca partenerul nu plateste la timp, nu uita sa il notifici periodic, sa obtii plati partiale, recunoasteri ale datoriei, esalonari, care intrerup termenul de prescriptie. Termenul general de prescriptie este de 3 ani. Atentie si la cazurile cu termene de prescriptie speciale, mai mici de 3 ani!!
  10. Nu te zgarci si mergi pe recomandari verificate! De multe ori, serviciile de calitate nu sunt cu mult mai scumpe si pentru o economie minima risti sa alegi parteneri indoielnici si sa ajungi la cheltuieli mult mai mari pentru problemele intampinate.
  11. Nu apela cand e deja prea tarziu la un avocat, in caz ca intampini probleme si retine ca timing-ul face diferenta intr-o problema solutionata cu succes si o actiune pierduta din start. De multe ori te costa mult mai putin sa previi, decat sa repari. Aloca un buget minim pentru consultata/notificari/modele contracte importate sau revizuiri ale actelor importante. Cand ai parteneri mari, care au avocati inhouse/juristi cu experienta, verifica contractele sau orice corespondenta transmisa/negocieri etc. si ai grija ce semnezi sau ce raspunsuri dai, inclusiv pe whatsapp/email. Uneori un email care nu ar fi trebuit trimis te poate costa chiar si milioane de euro.
  12. Pastreaza-ti vigilenta si in privinta relatiilor comerciale in care sunt implicati prieteni/rude. Din pacate, din experienta, cele mai multe probleme apar tocmai in acest tip de relatii comerciale.
  13. Ai grija ca interfata firmei tale (angajatii care au legatura cu potentialii clienti) sa iti reprezinte interesele, sa zambeasca, sa se poarte frumos cu clientii. De multe este imposibil sa te ocupi personal, iar un angajat nepregatit sau dezinteresat poate indeparta potentialii clienti.
  14. Orice intelegere verbala trebuie sa fie transpusa si in scris, macar in corespondenta electronica. Recomandam ca dupa fiecare apel telefonic, informatiile importante sa fie transpuse si in scris sub forma unui email, de tipul: “Conform ultimei discutii telefonice, am punctat urmatoarele chestiuni/am agreat urmatoarele aspecte:(…)”. Similar, intocmeste minute semnate ale intalnirilor importante cu partenerii de afaceri, mai ales cand agreati aspecte materiale/conditii/termene de plata/esalonari/termene de remedieri etc.
  15. Daca partenerul de afaceri nu iti plateste la timp, urmeaza pasii legali si nu ramane in pasivitate. Ai grija la promisiunile verbale si actele aditionale nesemnate, intrucat acestea nu au nicio valoare juridica! Intodeauna pastreaza un exemplar semnat de catre partea adversa.

 

Daca uneori ai un ‘feeling’ de moment ca nu ar trebui sa semnezi un contract, atunci mai bine iti asculti intuitia. De multe ori, prima impresie este foarte importanta iar partea non cognitiva a noastra (intuitia) ne poate opri de la un potential dezastru.

In concluzie, nu toti potentialii clienti trebuie tratati ca la interogatoriu, pentru ca de cele mai multe ori acestia sunt de buna-credinta.  Totusi, o atentie sporita la detalii te poate salva de la bani pierduti, procese interminabile sau in cel mai rau caz, chiar faliment…